Petrol Industries verhoogt productiviteit met 35%

Kledingfabrikant Petrol Industries had een verouderd WMS dat niet kon meebewegen met de veranderende logistieke eisen die de fashionindustrie aan een bedrijf stelt. Het koos voor Reflex WMS van Hardis, niet alleen vanwege de moderne omnichannel-functionaliteit maar ook om de mogelijkheid zelf procesaanpassingen te doen. Logistics manager Richard van Andel is blij met de eerste resultaten. “Al na een paar weken konden we meer orders uitleveren dan ons in het verleden ooit is gelukt.”
Petrol Industries, opgericht in 1989, is een internationale speler in het middensegment van de kledingmarkt. Als stoer denim-merk heeft Petrol een gevestigde reputatie opgebouwd met zijn populaire heren- en jongenscollecties, die worden verkocht in meer dan 25 landen in heel Europa. Het bedrijf beschikt over een webshop en eigen fysieke outletwinkels, maar het merendeel van de collectie wordt via grote winkelketens en online retailers verkocht. Zoals gebruikelijk in de fashionindustrie zijn hierbij twee stromen te onderscheiden: de vaste Never Out of Stock (NOOS)-artikelen en de seizoenscollecties.

Verstoringen in aanvoerketen

Eén van de uitdagingen waar Van Andel als logistiek verantwoordelijke mee te maken heeft, zijn de verstoringen in de aanvoerketen. “Onze toeleveranciers zitten onder andere in Bangladesh, waar laatst overstromingen waren, en het transport loopt via de Rode Zee waar ook regelmatig incidenten zijn. Als dat tot vertraging leidt is dat vooral in het hoogseizoen erg vervelend. Het betekent dat we producten zodra ze in Tilburg aankomen, met de grootst mogelijke spoed naar de klant moeten zien te krijgen.” Zeker omdat in het verleden een groot deel van het warehouse management proces nog handmatig verliep, zette dit veel druk op de operatie. “Bij het inboundproces moesten medewerkers zelf de opslaglocaties bepalen en ook het replenishen van picklocaties moesten ze in de gaten houden; juist op drukke momenten wil je gewoon dat je WMS zulke dingen aanstuurt.”

Vorig WMS te star

Ook al voor de recente disrupties zich voordeden voelde de directie van Petrol Industries de noodzaak om de logistieke operatie in Tilburg te moderniseren. Het bedrijf heeft ambitieuze groeiplannen en onder andere door de starheid van het oude WMS dreigde het magazijn de bottleneck te worden. “Het dc was ook niet logisch ingericht”, vervolgt hij. “Maar omdat ons vorige WMS zoveel maatwerk bevatte konden we dit niet veranderen. De versie die we gebruikten werd niet meer actief door de leverancier ondersteund en de Windows-scanners die erbij zaten waren ook zwaar verouderd.” Alle reden om een nieuw WMS te selecteren.

“Bij ons vorige WMS hebben we gemerkt hoe lastig het is om voor elke wijziging een externe
consultant te moeten inhuren”

Vijf pakketten werden met elkaar vergeleken en Reflex WMS van leverancier Hardis kwam daarbij als beste uit de bus. Niet alleen omdat het de juiste functionaliteit bood tegen de beste prijs, maar vooral vanwege de flexibiliteit en mogelijkheid om na livegang zelf nog procesflows in te richten of aan te passen. “Deze zelfredzaamheid sprak ons bijzonder aan” vertelt Van Andel. “Bij ons vorige WMS hadden we gemerkt hoe lastig het is om voor elke wijziging een externe consultant te moeten inhuren. Om onze mensen niet teveel te belasten, wilden we bij het nieuwe systeem gefaseerd functionaliteit in gebruik kunnen nemen. Hardis biedt daarvoor een speciale optie in de vorm van een Express-implementatie. Dan ga je live met het hoogst noodzakelijke en ga je later, wanneer het jou uitkomt, de processen verder verfijnen en optimaliseren.”

Productiviteit omhoog

De keuze voor Reflex WMS pakte goed uit en zorgde vrijwel direct tot meer snelheid en efficiency. “Een paar weken na livegang konden we vanuit ons magazijn al meer orders per dag uitleveren dan ooit tevoren. Normaal heb je bij een nieuw systeem een tijdelijke productiviteitsdip maar Reflex werkt zo intuïtief dat iedereen er vrijwel meteen aan gewend was.” De output per medewerker schoot omhoog.

“Als ik nu kijk is de productiviteit al met 35% gestegen en hoeven we veel minder uitzendkrachten in te huren.” Door de hogere snelheid van uitleveren kunnen ook de piekmomenten beter worden opgevangen. “Ondanks
vertraagde leveringen door de problemen in de Rode Zee zijn wij er in geslaagd om onze zomercollectie grotendeels tijdig uit te leveren aan onze klanten. Dat was ons met het vorige systeem nooit gelukt.”

Zelf procesflows wijzigen

En dit zijn nog maar de resultaten van na de Express-implementatie. “We hebben nog een hele roadmap van procesverbeteringen op ons wensenlijstje staan”, zegt Van Andel. “Die kunnen we nu zelf realiseren.” Als voorbeeld noemt hij het inrichten van specifieke procesflows voor kwaliteitscontroles en Value Added Logistics (VAL)-activiteiten.

“Bij het inwerken van een nieuwe mensen of bijvoorbeeld na een klacht van een belangrijke klant, wil je voor bepaalde orders extra kwaliteitscontroles inbouwen. In het verleden moesten medewerkers daar zelf aan denken, maar in Reflex kun je dat automatiseren. Hetzelfde geldt voor VAL: Heeft een artikel voor uitlevering nog een extra stickertje nodig? Dan kun je dit eenmalig inregelen en stuurt het WMS dit vervolgens aan. Ook hebben we voor de aankomende herfst/winter-collectie diverse aanpassingen doorgevoerd, op basis van de feedback van onze medewerkers.”

Dashboard maakt proactief

Wat hij tot slot nog als voordeel van het nieuwe WMS wil benoemen zijn de dashboards. “Ik kan hier op ieder moment van de dag de voortgang van de werkzaamheden zien. In het verleden moest ik daarvoor eerst een dump maken in Excel en waren de gegevens al verouderd voordat ik er naar kon kijken. Nu is alle informatie realtime beschikbaar en kun je ook dwarsdoorsnedes maken per afdeling of per medewerker.”

Hij kan als manager nu ook sneller ingrijpen, al merkt hij dat dit steeds minder nodig is nu de dashboards ook op de werkvloer hangen. “Medewerkers zien zelf of hun afdeling op schema ligt en wat ze die dag nog kunnen verwachten. Door dit inzicht worden ze proactiever. Als de ene afdeling achter loopt, springen collega’s van andere afdelingen uit zichzelf bij. Daar hoef ik me als manager steeds minder mee te bemoeien.”