De eerste vraag is welke data een ritplanningssysteem nodig heeft. Dat betreft allereerst de dag en eventueel tijdstip of het tijdvenster waarin het voertuig op de eindbestemming moet zijn, bijvoorbeeld om een zending af te leveren of een reparatie uit te voeren. Daarnaast moet het adres door het systeem worden herkend. Dat is niet altijd vanzelfsprekend, want in de praktijk worden soms verschillende schrijfwijzen voor hetzelfde adres gehanteerd. Op dit punt biedt PTV Route Optimiser ST uitkomst met ondersteuning van adresverificatie, wat voorkomt dat het systeem aan het plannen slaat met onjuiste adressen. 

Planning vraagt om diverse data

Natuurlijk zijn ook data nodig over de inhoud van opdracht. Bij een aflevering gaat onder meer om het gewicht en de afmetingen van de zending, zodat het systeem kan uitrekenen hoeveel zendingen in het voertuig passen. Soms is ook van belang om welke goederen het gaat, bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen die onder de ADR-wetgeving vallen. Niet elke chauffeur mag immers ADR-goederen vervoeren. Als het gaat om een installatie- of reparatieopdracht, zijn data nodig over onder andere het te installeren of te repareren apparaat. Dat bepaalt immers in grote mate hoeveel tijd de opdracht vergt.  

Geen tijd verspillen

Op het moment dat een planner aan de slag gaat met de ritplanning, zijn verreweg de meeste data al bekend. Die staan bijvoorbeeld in de verkoop- of reparatieorder die bedrijven vastleggen in het ERP-systeem of in de transportorder die logistiek dienstverleners vastleggen in het transportmanagementsysteem (TMS). Een koppeling van PTV Route Optimiser ST met de IT-systemen waarin de orders worden geregistreerd, voorkomt dat bedrijven twee keer dezelfde data moeten invoeren en onnodig tijd verspillen.

Een koppeling van PTV Route Optimiser ST met het order entry-systeem voorkomt bovendien fouten. Een koppeling in de vorm van een traditionele interface of een API is de beste garantie dat data uit het bronsysteem ongewijzigd in het ritplanningsysteem belanden. Bovendien bieden veel order entry-systemen aan klanten de mogelijkheid om rechtstreeks orders in te voeren, bijvoorbeeld via een portal. Daarmee neemt de kans op onjuiste en onvolledige data nog verder af. 

Aandacht voor orderentry

Juist omdat data zo belangrijk zijn voor een efficiënte en betrouwbare planning, is het zaak om bij implementatie van PTV Route Optimiser ST veel aandacht in te ruimen het order entry-proces. Wie dat proces goed inricht en waarborgt dat meteen al bij de order entry de juiste data worden vastgelegd, heeft daar later profijt van. Niets is immers zo vervelend als planner die eerst met klanten moet bellen om ontbrekende data te achterhalen.