Waarom zou je elke dag een nieuwe ritplanning maken als de adressen identiek zijn aan die van de vorige dag of vorige week? Bedrijven die geen antwoord weten op deze vraag, kiezen voor een vast rittenschema waarbij elke dag of elke week steeds weer dezelfde ritten langs dezelfde adressen in dezelfde volgorde worden uitgevoerd. Denk aan retailers die steeds weer dezelfde winkels moeten bevoorraden.
Een vast rittenschema leidt tot voorspelbaarheid en betrouwbaarheid in de keten. Zowel vervoerders als ontvangers weten wanneer ze wat kunnen verwachten. Chauffeurs die steeds weer dezelfde ritten rijden, kennen de knelpunten en weten die te omzeilen. En een vast rittenschema scheelt de planners veel tijd: ze hoeven niet steeds weer opnieuw dezelfde puzzel te maken. Maar is die puzzel daadwerkelijk elke dag weer identiek aan die van de vorige dag of week?
Leverfrequenties veranderen
In deze snel veranderende wereld zijn echter veel vaste rittenschema’s niet meer zo vast als vroeger. Veel bedrijven zien leverfrequenties veranderen. Ze zien bestemmingen wegvallen of juist worden toegevoegd. En ze zien het volume per zending steeds weer wijzigen, bijvoorbeeld onder invloed van het jaargetijde, toeristen of feestdagen. Het rittenschema van een supermarktketen ziet er in december totaal anders uit dan in januari.
Efficiënte, dynamische ritplanning
Het dynamisch plannen met behulp van een ritplanningssysteem is niet alleen dynamisch omdat de planning elke dag weer anders is, maar ook omdat de planner volop mogelijkheden heeft in te grijpen. Hij kan met het planvoorstel spelen door met zendingen en ritten te schuiven. Hij kan uitproberen of aanpassing van levertijden leidt tot efficiëntere ritten. Het systeem rekent automatisch uit wat de impact is van elke verandering. Het resultaat – of dat nu positief of negatief is – ziet de planner direct op zijn scherm. Elke actie van de planner leidt direct tot een reactie van het systeem.
Wat de planning nog dynamischer maakt, is de mogelijkheid om de voortgang van alle ritten realtime te volgen. De planner ziet direct in hoeverre elk voertuig voor- of achterloopt op planning en wat de verwachte aankomsttijd (estimated time of arrival) is op de resterende adressen. En hij kan desnoods ingrijpen als de achterstand te groot wordt. Met andere woorden: een ritplanningssysteem maakt het werk van de planner een stuk gemakkelijker.
Voorspelbaarheid en betrouwbaarheid
Maar hoe zit het dan met de voorspelbaarheid en betrouwbaarheid in de keten? Die blijft grotendeels behouden. In het ritplanningssysteem is het mogelijk om aan elk adres een vast aflevertijdstip te koppelen. Het systeem zorgt ervoor dat elke aflevering op de afgesproken tijd wordt ingepland, alleen zit de zending vandaag misschien in een ander voertuig dan gisteren of eergisteren.
Lees ook: Waarom is er nog steeds geen slim TMS dat planners helpt duurzaam en efficiënt te plannen?
Als het nodig is, kan de planner afwijken van het aflevertijdstip. Het ritplanningssysteem zorgt ervoor dat de ontvanger automatisch een bericht met het nieuwe aflevertijdstip ontvangt. Ook als op de dag zelf blijkt dat een voertuig te vroeg of te laat arriveert, wordt de ontvanger meteen ingelicht. Kortom: met een dynamische ritplanning komt niemand voor verrassingen te staan.
Arshaad Ramdjan is marketingmanager bij PTV Group.
