Van Dooren Transport implementeert Solid WMS

“Op 12 januari accepteerden we de offerte en op 6 maart was het pakket live. Eigenlijk hebben we er vanaf dat moment direct probleemloos mee gewerkt. Ik denk niet dat de omschakeling vanuit onze vorige werkwijze sneller had gekund.”

Aan het woord is eigenaar Alex van Dooren van het gelijknamige transportbedrijf. Hij legt uit dat bij Van Dooren Transport de informatie over de in- en uitgaande goederenstromen al een aantal jaren werd verwerkt met Excel, via een zelfontworpen voorraadbeheerssysteem: “Dat is altijd goed verlopen. Maar vorig jaar namen we een transportbedrijf uit Leimuiden over met een specialisatie in het transport van glazen verpakkingen. Naast het transportbedrijf kwam er door de overname naast de twee warehouselocaties in Hillegom een derde warehouselocatie bij in Leimuiden, met zo’n 2.000 palletlocaties. Hier was ons oude voorraadsysteem en onze interne organisatie niet tegen opgewassen. Het werd moeilijker om goed overzicht te houden over onze activiteiten. Daarom gingen we eind vorig jaar op zoek naar een geschiktere voorraadbeheersoplossing.”

Implementatietijd van vier weken

Van Dooren informeerde bij collega’s wat voor WMS ze gebruikten en hoe dat beviel. Ook keek hij op internet naar geschikte applicaties. Maar de uitkomsten van deze inventarisatie vielen wat tegen: “Het was vaak duur, te uitgebreid voor onze situatie of sloot niet goed aan bij onze operationele werkwijze. Toen werd ik getipt over het nieuwe WMS van Solid. Ik nam contact op met mede-eigenaar Remco Somers over de details van zijn oplossing. Solid WMS sprak me eigenlijk direct aan, zowel qua prijs, mogelijkheden als implementatietijd. Daarom besloten we vrij snel voor dit WMS te kiezen.”

Daarna ging alles in een stroomversnelling. De implementatie startte binnen twee weken na afsluiten van het contract. De data van het oude voorraadsysteem in Excel werden overgezet naar Solid WMS. Medewerkers kregen uitleg over de werking van het pakket en er werd gedurende twee weken een proefversie gedraaid. Vervolgens ging het pakket live. In totaal nam de implementatie ongeveer vier weken in beslag. “Solid WMS biedt ons nu ondersteuning bij vier verschillende activiteiten: de invoering en het, na voltooiing, afmelden van orders, het toewijzen van palletplaatsen aan producten, het barcodescannen van producten bij orderpicken en het opstellen van facturen. We zijn erg tevreden met het product en de wijze waarop de implementatie is uitgevoerd.”

WMS in de Cloud

Solid WMS is ontwikkeld vanuit een bestaand, 25 jaar oud, WMS. De applicatie is door de makers omgebouwd tot een moderne warehouseoplossing voor zowel kleine als grote logistieke bedrijven, maar de focus is momenteel vooral gericht op het mkb.

Bijzonder is dat het WMS volledig draait in de cloud. Dit betekent dat bedrijven die dit pakket gebruiken geen speciale hardware nodig hebben. Tegelijkertijd hoeven zij zich niet bezig te houden met beveiliging, updates en allerlei andere technische IT-zaken. Dat is allemaal centraal geregeld. De hardware en services worden dus als het ware gedeeld met andere bedrijven die deze cloudoplossing gebruiken. Het pakket heeft hierdoor lage instapkosten en is snel te implementeren. Solid WMS wordt afgenomen als een dienst (Software As A Service) tegen een vaste prijs per maand. De oplossing kan worden gekoppeld aan bestaande systemen van logistieke dienstverleners. Zij kunnen hun aanwezige hard- en software dus gewoon blijven gebruiken.

Geen onverwachte verassingen

De eerste voordelen van de overstap op Solid WMS zijn bij Van Dooren Transport inmiddels zichtbaar: “De snelheid van het afhandelen van orders in het warehouse is toegenomen, terwijl er tegelijkertijd minder fouten bij het orderpicken worden gemaakt”, zegt commercieel medewerker Niels van Dooren. “Dat betekent dat onze efficiency is toegenomen. We kunnen nu met hetzelfde aantal medewerkers meer orders afhandelen.”

De komende maanden worden bij Van Dooren Transport ook andere processen verder geoptimaliseerd. Zo werkt men momenteel aan het verder digitaliseren van de orderinvoer. Alex van Dooren: “Ongeveer 70 procent van onze orders komen digitaal binnen via systeemkoppelingen en onze eigen Van Dooren Transport-app. Dat is natuurlijk mooi, maar nog niet optimaal. De overige opdrachten komen nu nog telefonisch binnen en per e-mail via een bijgevoegde pdf. Deze orders zetten we zelf in ons TMS of WMS. Ook dit proces gaan we verbeteren. Ons streven is dat het proces van orderinvoer tot factuur straks volledig geautomatiseerd verloopt.” En heeft hij nog tips voor andere bedrijven die overwegen Solid WMS aan te schaffen: “Wat belangrijk is als je een WMS aanschaft, is dat je je goed voorbereid en precies weet wat je wilt hebben. Dan kom je achteraf niet voor onverwachte verassingen te staan.”

Lees ook: ‘AI verovert de komende jaren de logistieke sector’