Menno Lambooij: ‘Een ideaal ICT-plaatje is een utopie’

Transportbedrijven doen steeds meer met data. Data worden ook steeds toegankelijker, systemen meer open en er is meer uniformiteit in uitwisseling. De handmatige verwerking van informatie wordt steeds meer verdrongen en de focus ligt op integratie met systemen en platforms. Transport & Logistiek spreekt met IT-consultant Menno Lambooij over de trends en ontwikkelingen in ICT, kansen en mogelijkheden op dit gebied en de rol van de coronacrisis.

Wat zijn op dit moment/nabije toekomst de belangrijkste trends en ontwikkelingen op het gebied van digitalisering in de logistieke sector?
Menno Lambooij: “Allereerst geen trend van de laatste tijd, maar wel één die voorlopig actueel blijft: big data. We blijven doorgaan met data creëren en deze groei blijft exponentieel stijgen. Een feit is ook dat we nog maar een klein deel van deze data echt nuttig gebruiken. Daar komt wel verandering in. De heel grote vervoerders hadden meer dan tien jaar geleden al een data-analist in dienst, die op zoek ging naar patronen in de grote hoeveelheden historische gegevens. Inmiddels vinden we deze functie niet vreemd meer bij mkb-bedrijven. We vinden steeds meer mogelijkheden om goede informatie uit data te halen. Analysetools worden ook laagdrempeliger in gebruik en kosten. En de koplopers in de branche? Daar is datamanagement niet meer weg te denken en komen daar de eerste datascientists in de organisatie.”

“Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning gaan het verschil maken. AI wordt als techniek steeds vaker toegepast. Hiermee laten we applicaties op basis van algoritmes handelingen uitvoeren, die wij als mens niet kunnen maken. Denk aan een automatisch voorstel voor een retourvracht die van een collega-vervoerder moet komen. Bij Machine Learning geven we applicaties toegang tot data, zodat ze daar zelf weer van kunnen leren. Denk aan een planningstool, die op basis van werkelijke data uit de boordcomputer ‘leert’ hoe lang een stop op een bepaald adres duurt.”

Menno Lambooij: processen in stukjes geknipt

“Een andere ontwikkeling is het ontstaan van microservices. In de loop van de jaren hebben bedrijven veel toepassingen aan hun TMS als kernsysteem gekoppeld. Denk aan ritplanning, een webportal, apps of boordcomputers en andere applicaties voor bijvoorbeeld emballagebeheer. De grootste innovaties komen veelal niet van de TMS-leveranciers, die al lange tijd actief zijn in deze markt en sowieso met complexiteit en legacy te maken hebben. Bedrijven willen ook in steeds mindere mate vastzitten aan grote, ingewikkelde pakketten en contracten. Processen worden in kleine stukjes geknipt en per onderdeel wordt het best passende stukje functionaliteit ingepast. Momenteel passen steeds meer distributiebedrijven bijvoorbeeld een app in voor crossdock- en warehousescanning.”

Waar zitten nog gaten, kansen en mogelijkheden als het gaat om bijvoorbeeld efficiencyslagen op ICT-gebied?
“Nog steeds gaan er veel zaken handmatig. Denk aan transportorders die nog in losse e-mails, pdf’s of Excel-bestanden binnenkomen. Vergeet ook niet de papieren transportdocumenten, die bij veel bedrijven nog in groten getale worden gebruikt. Kijk eens naar het aan- en afmelden van zendingen – direct of via de vele platforms die er al zijn –, het terugkoppelen van statusinformatie of het genereren van statusrapportages. Natuurlijk streven we in de eerste plaats naar standaardisatie en een uniforme werkwijze. En met een toegankelijke datafactory worden integratietrajecten een stukje eenvoudiger. In veel gevallen lukt dat – nog – niet. In die gevallen geldt sowieso dat we steeds meer kunnen met handige en vaak laagdrempelige tools op de markt. Bijvoorbeeld een tool voor het vertalen van e-mails of pdf’s naar in te lezen bestanden, visuele mappingtools of een integratieplatform waarmee de brug tussen opdrachtgevers en het eigen systeem wordt geslagen.”

Hoe ver staat het met het toegankelijkheid worden van data, systemen die meer open en uniform zijn?
“We kunnen in het algemeen wel stellen dat de data in systemen toegankelijker zijn geworden en deze ontwikkeling zet zich door. Systemen worden meer ‘open’ gebouwd, de moderne technieken bieden meer mogelijkheden, er zijn meer integratietools voorhanden en het kennisniveau neemt toe om data te kunnen ontsluiten. Zelfs bij legacysoftware zien we dat leveranciers mogelijkheden bieden om de data uit deze systemen te ontsluiten, ook al moet dat met vertaaltabellen of een extra tussenoplossing. De vorderingen die er zijn op het gebied van standaardisatie, waaronder het Open Trip Model gaan ook helpen. Eén standaardtaal voor informatie-uitwisseling zal moeilijk te realiseren zijn, maar meer uniformiteit is een must. De kans van slagen neemt toe, omdat steeds meer schakels in de logistieke keten deze taal omarmen.”

Kleinere innovatieve oplossingen

Vindt die uitwisseling al veel plaats en tussen welke partijen? Waar zou het beter of meer kunnen?
“Daar waar oorspronkelijk de meeste documentstromen in het transportproces optreden, wil je graag digitale uitwisseling realiseren. Dan gaat het in ieder geval om transportopdrachten – inclusief statusberichten –, facturen en vrachtbrieven. De ontvangst van orders hebben de meeste bedrijven al goed gedigitaliseerd, veelal via bestanden, een eigen portal of een platform. Statusberichten hebben niet altijd gelijk dezelfde prioriteit, maar lopen aardig mee in deze ontwikkeling. Toch ligt hier nog een groot besparingspotentieel. Het merendeel van de factuurstroom verloopt inmiddels gelukkig papierloos – veelal pdf’s per e-mail –, al blijft het werkelijk digitaliseren van dit proces nog achter. De digitale vrachtbrief is aan een opmars begonnen na een twijfelend begin, maar ook hier zijn nog flinke slagen te maken. Denk dan aan onder andere het optimaliseren van de integratie in TMS en boordcomputer, de afstemming tussen de werkprocessen van verlader en vervoerder, de kosten – goede businesscases worden steeds makkelijker te maken – en de internationale afstemming.”

Wat zijn de slimme applicaties en andere innovatieve oplossingen die van deze uitwisseling het gevolg zijn?
“Er komen steeds meer kleinere, innovatieve oplossingen op de markt, die zijn in te passen in het applicatielandschap dat in de basis uit minder flexibele kernsystemen als een TMS of boordcomputersysteem bestaat. Te denken valt aan de eerdergenoemde tool of een platform met de mogelijkheid om e-mails of pdf-bestanden te converteren naar in te lezen bestanden. Zo zijn er ook gebruikersvriendelijke conversieplatforms waarmee bestanden van het ene formaat omgezet kunnen worden naar het andere. Hiermee kan het ‘mappen’ van bestanden in eigen beheer gedaan worden. Bedrijven kiezen ook vaker voor een eigen portal of een van een externe leverancier in plaats van de vaste TMS-leverancier. Flexibiliteit en onderscheidend vermogen zijn belangrijke redenen hiervoor. De toegenomen connectiviteit maakt dit ook mogelijk. Deze ontwikkeling geldt overigens ook voor een eigen bedrijfsapp als communicatiemedium. Er zijn goede oplossingen op de markt, maar met technieken als low-codesoftware ontwikkeling kiezen bedrijven er ook vaker voor om de regie in eigen handen te houden.”

ICT à la carte

Initiatieven voor ICT die worden genomen, zijn vaak klantgericht en bestemd voor grote partijen. Maar zoals u zelf zegt nemen partijen uit de sector steeds vaker zelf het initiatief. Is dat een ontwikkeling die nu gaande is?
“Bij mkb-bedrijven is het vaak nog dat opdrachtgevers leidend zijn in de werkwijze en eisen stellen op het gebied van informatie-uitwisseling en de manier waarop de systemen geïntegreerd moeten worden. De vervoerder moet daar dan op anticiperen. Naarmate transporteurs meer gedigitaliseerd raken – een trend die zeker zichtbaar is – wordt het ook mogelijk om de rollen om te draaien en juist de klant een palet aan mogelijkheden te bieden: een soort ‘à la carte kiezen uit het transport-ict-menu’.”

Is alles voorhanden om tot het ideale ICT-plaatje te komen? Technisch of is het vooral gedrag/mindset?
“Het ideale ICT-plaatje is een utopie, vooral in technische zin. De ontwikkelingen in techniek gaan over het algemeen sneller dan de snelheid waarmee nieuwe functionaliteiten wordt toegevoegd. Het hart van het ICT-landschap wordt veelal gevormd door het TMS. Er zijn in deze markt best veel leveranciers. Systemen als TMS, boordcomputers, ritplanningssystemen en alles eromheen komen in veel verschillende combinaties voor, wat zorgt voor complexiteit. De bekende systemen draaien al aardig wat jaren mee. Het resultaat is een enorme bak aan functionaliteit, maar daarmee is de flexibiliteit in de meeste gevallen ook afgenomen. Extra slagkracht op ICT-gebied moet gevonden worden in connectiviteit en toepassingen eromheen: het ontsluiten van data, het centraal toegankelijk maken en daar slimme dingen mee doen zoals tooling voor orderinvoer, validatie en alerting, visibility en capaciteitsplanning.”

Digitalisering versnelt

De laatste tijd heeft digitalisering de wind in de zeilen vanwege de gevolgen van de coronapandemie. “De coronaperiode heeft absoluut bijgedragen aan een versnelde digitalisering", zegt Lambooij. "Natuurlijk doordat mensen thuis zijn gaan werken. Men is bewuster gaan kijken naar de werkzaamheden die digitaal gedaan kunnen worden. Zo is de vraag naar tools om de invoer van orders te digitaliseren toegenomen, wordt er meer informatie over de status van zendingen online gepubliceerd en worden taken van customerservicemedewerkers – onder andere aan- en afmeldingen en rapportages – kritischer bekeken en, indien mogelijk, geautomatiseerd. Verder heeft de veranderende business – wijzigingen in volume, marge en productiviteit – ook geleid  tot meer interesse in realtime rapportages.” 

Heeft u nog een boodschap/advies voor kleinere bedrijven in de sector?
“De trend van verdergaande digitalisering zet zich snel voort en is echt niet meer alleen voor de grotere bedrijven weggelegd. Zoals eerder al gezegd worden toepassingen laagdrempeliger, zowel in gebruik als wat kosten betreft. De cloudontwikkeling speelt hier een belangrijke rol in. We gaan steeds meer producten en diensten ‘as a service’ afnemen: van software (SaaS), een integratieplatform (iPaaS) tot onze complete ICT-infrastructuur (IaaS). Ik wil tegen deze ondernemers ook zeggen: ga ook zeker meer met data en datakwaliteit doen. We gaan meer data verzamelen, maar we gaan in de nabije toekomst ook meer data delen... met klanten, collega-bedrijven en met overheidsorganisaties. Voor slimme samenwerking, vooruitzien en anticiperen, steeds intelligentere toepassingen in het verkeer, voor statistieken en CO₂-uitstoot... Zonder data is er straks geen transport meer. En focus niet enkel op de ICT-oplossingen, maar leer om te veranderen en verruim je kennis van ICT-technieken. En dat leren, dat kan tegenwoordig ook prima online.”