De digitale CMR heeft alle functies van de papieren vrachtbrief, maar dan digitaal. De eCMR verbindt de systemen van de verlader, vervoerder(s), expediteurs en ontvangers met elkaar: daardoor kunnen alle betrokken partijen de zendingen op één uniform platform  realtime volgen en met elkaar communiceren.

Inmiddels zijn er 72 gebruikers van eCMR-TransFollow, zo is te achterhalen op de website van Beurtvaartadres, de exclusieve distributeur van TransFollow in Nederland. Eén ervan is Kotra Logistics, met Nederlandse locaties in Yerseke, Breskens, IJmuiden en Urk, die vanaf 2022 gebruik maakt van eCMR.

350.000 eCMR's

In korte tijd is Kotra overgestapt van papier naar digitaal. Het familiebedrijf zet een stap naar een meer duurzame en efficiënte aanpak dankzij TransFollow. Voorheen werden veel papieren documenten gebruikt. Volgens Leo van Dillen, coo/operationeel directeur bij Kotra Logistics, is het digitaliseren van vervoersdocumenten belangrijk, omdat het veel kost om de papierstroom te verwerken. “Ook groeien we als bedrijf. Je kunt dan extra medewerkers in dienst nemen om alle papieren te verwerken. Maar er zijn de laatste jaren minder arbeidskrachten op de markt. Mede daarom kiezen wij voor digitalisering, waarmee je dit proces automatiseert en wij efficiënter kunnen opereren.” Nu verwerkt het bedrijf met ongeveer 300 vrachtauto’s zo’n 350.000 eCMR’s per jaar.

Positieve reacties

Kotra heeft de voorbereiding en implementatie grotendeels zelf verzorgd, met ondersteuning van Beurtvaartadres. De reacties op de overstap naar digitaal waren in het begin vaak afwachtend. “Maar als medewerkers er een paar dagen mee aan het werk zijn, krijg je alleen maar positieve reacties”, aldus Henry van Hartingsveldt, transportplanner en projectleider bij het familiebedrijf.
Ook voor chauffeurs is de overstap van papier naar digitaal prettig verlopen. Zo vertelt chauffeur Sander Nieuwdorp:“Vanaf het begin ben ik erbij betrokken geweest. Het systeem werkt soepel. Een groot voordeel voor mij en andere chauffeurs is dat je niet meer met een berg papier op pad hoeft te gaan, maar je nu alle informatie in één app hebt.”
De eCMR-app 'TransFollow Drive’ is ontwikkeld zodat iedereen de digitale vrachtbrief – digitaal -kan onderteken. Ook kan een chauffeur die niet beschikt over een boordcomputer, de digitale vrachtbrief ontvangen of afhandelen met de TransFollow Drive-app. Ze hebben met de app altijd een digitale vrachtbrief (eCMR) voorhanden. Foutkansen worden tot een minimum beperkt.

Stabiliseren

Voor wat betreft ambities qua digitalisering, is Kotra Logistics de komende tijd nog meer van plan. Van Dillen licht toe: “We willen de orderverwerking verder gaan digitaliseren. Maar ook andere handmatige processen, zoals de urenregistratie, willen we digitaliseren en vervolgens integreren in TransFollow. Maar de komende periode staat vooral in het teken van het continueren en stabiliseren van hetgeen dat we hebben.”