Onboarding helpt mismatches tussen werkgevers en werknemers te verkleinen

Onboarding, ofwel nieuwe werknemers begeleiden en helpen wennen in hun nieuwe baan, is in de logistiek vaak een ondergeschoven kindje. De focus van veel bedrijven ligt eerder op het terugdringen van verzuim. Stiekem weten  ondernemers wel dat onboarding meer aandacht moet krijgen, maar er extra aandacht aanbesteden, blijft vaak uit omdat de kosten niet direct voelbaar zijn.

Door te werken aan een onboardingsprocedure worden de onzichtbare kosten al snel zichtbaar, net als de samenhang van onboarding met inefficiëntie, meer fouten, verzuim, verloop en lagere productiviteit. Dan is de keuze vaak zo gemaakt, aldus Johan Smink van uitzendbureau Prestatie Personeelsdiensten. “Als uitzendbureau hebben we het voordeel dat we de afgelopen twintig jaar veel kijkjes hebben gehad in verschillende (logistieke) keukens. Aan de hand daarvan doe je best-practices op, leer je ze te combineren en finetunen.”

Maatwerk

Dat de HR-afdeling of managers onboardingsprocedures schrijven is volgens Smink geweldig, maar het blijft belangrijk medewerkers hierbij te betrekken. “Zij weten immers precies waar de behoefte ligt, want soms zijn dat details die je zelf over het hoofd ziet. Het vervelende daarbij is dat onboarding even sterk is als zijn zwakste schakel. Vergeet je één belangrijk aandachtspunt of heb je een te lange periode waarin je niet communiceert, dan zal juist die ervaring de medewerkers bijblijven. Het digitaliseren van een onboardingproces door gebruik te maken van apps kan hierbij helpen. Maar blijf er alert op dat onboarding altijd maatwerk is.”

Super-onboarding 

Bij onboarding wordt vaak gedacht aan een specifieke periode, zoals een inwerkweek of -maand. Terecht, want in deze periode is veel voordeel te behalen, zeker als er een maatwerk trainingsprogramma aan wordt gekoppeld. “Echter een sterke onboarding begint nóg eerder”, aldus Smink “Het begint al bij de voorbereiding van een vacaturetekst. Wie is de ideale kandidaat? Wat is zijn potentiële carrièrepad binnen de organisatie? Welke competenties en vaardigheden heeft deze persoon nodig? Niet enkel voor de functie zelf, maar ook om goed te passen binnen de afdeling, organisatie en bedrijfscultuur.”

Vaak eindigt de onboarding na een of meerdere weken en valt het stil. Is de medewerker dan ‘klaar’? “Meestal niet, tenminste niet als het aan de medewerker ligt”, zegt Smink. “Daarom is het verstandiger de onboarding door te laten lopen tot en met het beoordelingsgesprek. Evalueer in dat gesprek niet alleen de prestaties, maar ook hoe de onboarding is verlopen en verwerk de input weer in je onboarding. Na enkele cycli heb je dan gegarandeerd een ijzersterke onboarding.”

Gezamenlijke aanpak

Hoe pak je dit als bedrijf aan samen met een uitzendbureau is de volgende vraag aan Smink. “Door je onboarding en kandidatenprofiel accuraat aan hen over te dragen. Beter nog is deze samen met het bureau te ontwikkelen. Dat hoeft maar een keer, maar het helpt het aantal mismatches significant te verkleinen. Als uitzendbureau helpen wij bijvoorbeeld ook met verdere uitleg over het bedrijf, delen van een trainingsboekje en wegwijs worden in de huisregels en andere praktische zaken. Bijvoorbeeld wie de belangrijkste aanspreekpunten zijn met hun foto erbij. Optioneel kan je nog een kennismaking organiseren als bedrijf.”

Maatwerk

Na het maken van een goede match, volgt er een golf met administratie, aanmeldingen aanmaken van accounts, gegevens invoeren in systemen, het geven van uitleg, de distributie van klokkaartjes, werkmiddelen, logins, enzovoorts. Juist bij deze repeterende taken komt automatisering goed van pas. Hetzelfde geldt overigens ook bij het uit dienst gaan en ziekmeldingen.

“Daar zijn tegenwoordig prima apps voor”, zegt Smink. “Dus automatiseren: zeker doen! Tip: zorg wel dat je stappen die je (half) kan automatiseren voor, tussen en na de ‘standaard settings’ kan toevoegen, zodat een app of software optimaal aansluit bij jouw situatie. Het is echt maatwerk.“

Warm welkom

Wie wil er nu niet bij een bedrijf of organisatie binnenkomen met een warm welkom? “Het is een klein gebaar, een welkomstcadeautje. Simpel, maar vaak over het hoofd gezien”, zegt Smink. “Het voelt heel anders voor een medewerker als hij binnenkomt en er direct een paar mensen naar hem toekomen, die zeggen: “Jan, welkom! Wij gaan je begeleiden in de komende maanden! Weet je iets niet? Vraag het ons gerust! Bij deze nog een welkomstcadeautje, welkom in het team!”.

Zet dat af tegen de gemiddelde eerste werkdag waarbij de medewerker moet zoeken ‘wie hem kan helpen’ en ‘wat hij moet doen’, dat is een heel andere ervaring. De eerste dag is voor jou als werkgever of manager een unieke kans iemand vanaf de start te motiveren en hem een band te laten voelen met jouw bedrijf.

Uiteraard is het belangrijk dat de medewerker snel aan de slag gaat, maar er zijn een aantal zaken die belangrijk zijn en een gevoel van thuiskomen geven. Denk daarbij aan een tour door het gebouw en het introduceren van de medewerker aan iedereen. Leg ook de huisregels nog eens uit als opdrachtgever en geef aan wat jij belangrijk vindt. 

Leertempo 

Na een goede start, gaat het verder om de juiste training en begeleiding. Iedere nieuwe medewerker heeft zijn eigen leertempo. Het werken met een vaste trainer of leermeester heeft voordelen. Hij verzamelt vergelijkingsmateriaal over hoe (snel) ’nieuwkomers’ zaken oppakken en wat je kunt verbeteren voor de onboarding. Tegelijkertijd geeft dat meer vastigheid voor de medewerkers in een periode waarin “alles nieuw is”. Probeer de valkuil te vermijden te snel van taken te switchen, gun iemand de tijd om iets te leren. Dat voorkomt veel fouten en inefficiëntie. Bouw een aantal tussentijdse evaluaties in aan de startperiode. Een best-practice is eerst dagdoelen te stellen, dan weekdoelen en later maanddoelen. 

Tips 

• Soms is er meer durf om gevoelens uit te spreken bij het uitzendbureau. Hier kan je veel extra informatie uithalen. 
• Schrijf niet enkel een onboardingsprocedure. Houd er sessies over met managers, teamleiders en medewerkers, zodat iedereen hetzelfde verstaat onder onboarding. 
• Je bedrijf verandert, systemen, afdelingen enzovoorts. Evalueer daarom de onboarding doorlopend en houd hem up-to-date.
• Waardeer inzichten van frisse ogen. Medewerkers zien vaak laaghangend fruit wat je alweer vergeten was of waar je geen tijd voor hebt gehad. 
• Koppel groepen met nieuwe medewerkers aan elkaar. Laat ze samenwerken en samen sessies volgen. Verdeel ze later over afdelingen. Doordat zij binding houden voorkom je later op voorhand een wij-versus-zij cultuur.
• Zie onboarding niet als ‘een los iets’. Koppel het aan bedrijfsdoelen en andere thema’s zoals verzuim en verloop.