‘Laat diploma’s en certificaten niet per se leidend zijn’

Het zijn hectische jaren, waarin veel op de sector afkomt. Denk aan de brexit, coronacrisis, stikstofcrisis, energiecrisis, energietransitie, verdergaande digitalisering, robotisering en het personeelstekort. Grote thema’s waar transportbedrijven en logistiek dienstverleners een draai aan moeten zien te geven om op korte en lange termijn hun partijtje mee te kunnen blijven blazen. Zowel voor grote als kleine bedrijven in de sector geldt dat medewerkers betrekken bij de innovaties daarbij kan helpen. In dit interview gaat Paul Preenen in op het hoe, wat en waarom. Hij is gepromoveerd organisatiepsycholoog en sinds vijf jaar senior researcher sustainable productivity and employability bij TNO.

Wat houdt ‘je medewerkers betrekken bij innoveren’ in en waarom is het zo belangrijk?
“Hieronder versta ik het betrekken van medewerkers bij vraagstukken die spelen binnen een organisatie. Het actief gebruikmaken van de ideeën van de eigen medewerkers om te verbeteren en te innoveren. In traditionele top-downorganisaties komen ideeën van de directie, management of externe adviseurs en worden ze vertaald naar de werkvloer. Samen met medewerkers innoveren werkt precies andersom. Ideeën om slimmer en beter te werken worden op de werkvloer bedacht. Want wie weten nu beter wat er aan de hand is en wat er kan verbeteren dan de medewerkers die het werk uitvoeren? Deze manier van werken heeft als voordeel dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij hun werk en dat het het werk leuker maakt. Maar het betekent ook vaak meer en beter gedragen ideeën om tot betere producten en diensten, hogere efficiency en meer innovatie te komen. Een win-win dus voor beide partijen.”

Valt in dit ‘samen innoveren’ en zo’n medewerkergerichte aanpak nog een slag te maken bij logistieke bedrijven?
“Vanuit mijn achtergrond als organisatiepsycholoog houd ik me bij TNO bezig met vraagstukken op logistiek gebied die te maken hebben met de impact van nieuwe technologie op de mens. Wat betekent bijvoorbeeld datagedreven werken of robotisering voor de mens? Welke skills hebben mensen nodig? Hoe organiseer je dat binnen een organisatie? Hoe betrek je medewerkers bij het inrichten en implementeren van nieuwe systemen?”

“Het zijn voor de hand liggende vragen, maar ook vragen die bij veel logistieke bedrijven, groot en klein, waar het toch vooral vaak gaat om snel en foutloos werken, soms ondergeschoven kindjes zijn. Jammer, want daardoor worden veel functies niet per se leuker. Zeker niet in magazijnen waar vaak sprake is van veel repeterend werk, dat niet altijd geautomatiseerd kan worden. Juist daar is het belangrijk om het werk aantrekkelijker te maken. Voor de betreffende bedrijven is dat ook een kans om zich te onderscheiden en in deze tijd van arbeidskrapte een mogelijkheid om medewerkers te behouden en nieuwe mensen aan te trekken. Dat vereist wel dat een organisatie anders moet gaan nadenken over organiseren, managen, taken en processen. Ze moet ervoor openstaan en tijd en middelen beschikbaar stellen om die uitdaging aan te gaan.”

Is ‘samen met medewerkers innoveren’ weggelegd voor alle logistieke bedrijven?
“Voor de kleine en middelgrote bedrijven – het merendeel in de sector – is dat vaak lastig. De concurrentie is groot, de marges klein en directie en management zijn druk met de waan van de dag. Bovendien beschikken ze niet altijd over de mensen die dit kunnen opzetten en begeleiden. Toch moeten ook deze bedrijven de slag gaan maken in mijn ogen, juist nu. Niet alleen vanuit het menselijke aspect en de arbeidskrapte, ook om nieuwe innovaties te implementeren. Dit lukt heel moeilijk zonder medewerkers te betrekken. Bedrijven moeten blijven vernieuwen en datagedreven gaan werken, en waar mogelijk robotiseren. Willen bedrijven overleven, dan ontkomen ze daar niet aan.”

Wat is er voor nodig om met je medewerkers te innoveren?
“Allereerst als ondernemer de keuze maken of je dat echt wilt. Je moet een lerende innovatieve organisatie willen worden. Vervolgens moet je dat op verschillende niveaus binnen de organisatie oppakken en anticiperen op bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe technieken. Verder moet je kijken of je de juiste mensen in huis hebt en of die mensen ook de juiste mindset hebben. Veranderen is voor sommigen immers erg lastig. Je kunt dat ondersteunen met de werving en selectie en training van nieuw personeel. Daarnaast speelt de leidinggevende hierbij een belangrijke rol. Hij of zij moet de implementatie en de mensen aansturen en begeleiden. Ook moet er worden nagedacht over de organisatiecontext en taken zelf. Zorg dat medewerkers afwisselend werk hebben en het grote plaatje beter zien en ruimte krijgen om mee te innoveren, dat hoeft niet gelijk twee dagen per week te zijn. Zorg vooral dat je medewerkers in een vroeg stadium betrekt bij vernieuwingen, zodat ze met hun ideeën, kennis en ervaring op de vloer bijdragen kunnen leveren. Hun werk wordt daardoor uitdagender en interessanter. Zo blijven mensen leren en zijn ze duurzaam inzetbaar. Tot slot ben je als organisatie aantrekkelijker op de arbeidsmarkt.”

‘Maak gebruik van de mogelijkheden die iemand heeft met of zonder papieren. Wees daar flexibel in’

Paul Preenen, TNO

Hoe zie je dat concreet voor je bij bijvoorbeeld werk in magazijnen?
“Bijvoorbeeld via het rouleren van functies en taken. Binnen een bedrijf kun je kijken naar de mogelijkheden een planner en een orderpicker te laten wisselen van taken. Ook het veranderen van looproutes, werkplekken of werkvolgordes bij orderpicken is een optie. Meestal wordt de meest efficiënte manier gekozen. Maar is dat ook de leukste? Het gaat bij dit werk meestal over foutloos en snel werken, maar misschien is een andere route of het afwisselen ervan op lange termijn leuker, beter en motiverender voor medewerkers. Doordat ze de organisatie breder leren kennen zullen ze met betere verbeterideeën komen. Verder is praten met medewerkers cruciaal. Ze hebben vaak goede ideeën over hoe processen anders en beter kunnen. Dat is niet alleen goed voor hun betrokkenheid, maar komt ook ten goede aan de organisatie. De bereidheid om kennis te delen is groter dan je denkt mits je er wat mee doet. Dit kun je in korte ‘sprintsessies’ doen. Kijk daarnaast ook creatief buiten de standaardtakenpakketten. Laat medewerkers de dagstart doen, het personeelsfeest organiseren, collega’s werven, of onderhoud doen. Het zijn dit soort activiteiten die werk afwisselend en aantrekkelijker maken.

DSV experimenteert met aangepaste werktijden

Vijf dagen werken in de logistiek én toch je kinderen kunnen brengen en ophalen van school. Logistiek dienstverlener DSV experimenteert met aangepaste werktijden, waardoor dit mogelijk is.

Verder is het belangrijk als management goed te kijken naar wat voor mensen je in dienst hebt. Er loopt onder magazijnmedewerkers veel onbenutte capaciteit rond. Ook is het belangrijk diploma’s en certificaten niet per se leidend te laten zijn. Waarom een autodidact die erg goed presteert niet laten doorstromen omdat hij of zij geen ‘student’ is? Maak als bedrijf gebruik van de mogelijkheden die iemand heeft met of zonder papieren. Wees daar flexibel in.”

Hoe pak je dat als klein of middelgroot bedrijf aan met weinig mensen en middelen?
“Je hoeft niet alles alleen te doen. Er zijn zogenoemde learning communities. Daar kun je samen met onderwijsinstellingen en conculega’s niet alleen je kennis vergroten, maar ook je flexibiliteit door kennis, materieel en mensen te delen en uit te wisselen. Zoek de samenwerking op.”

Werkt samen innoveren met medewerkers ook echt?
“Absoluut. In een onderzoek dat we hebben gedaan onder honderd logistieke bedrijven, hebben we gevraagd in hoeverre zij innoveren. Daaruit bleek dat 80 procent bezig was met innovaties. Van die 80 procent gaf slechts 10 procent aan dat te doen met sociale innovatie, dus samen met hun medewerkers. Die 10 procent gaf vervolgens wel aan dat die innovaties in 90 procent van de gevallen slaagde. Bij de bedrijven die dat doen zonder sociale innovatie was het slagingspercentage van de innovaties slechts 40 procent. Dat zegt genoeg.”