Nieuwe ICT-oplossing voor Bouw Logistic Services: ‘We willen zelfredzamer worden’

Bouw Logistic Services is een familie­bedrijf dat zich vooral bezighoudt met de logistiek (opslag, distributie en value added logistics) van wijn en daaraan gerelateerde producten voor zo’n vijftig verschillende klanten. Dat doet het bedrijf vanuit twee locaties in Nijkerk. Daarnaast beschikt de onderneming nog over een derde vestiging in Nijkerk voor transport en opslag van witgoed en een locatie in Gorredijk voor andere logistieke activiteiten, zoals contracttransport en e-fulfilment. 

De nieuwe IT-oplossing van Boltrics werd gefaseerd geïmplementeerd in de drie vestigingen in Nijkerk. Directeur Operations Patrick Endeman vertelt dat de bestaande IT-systemen van Bouw Logistic Services verouderd waren en onvoldoende ondersteuning boden om te kunnen voldoen aan de vraag vanuit de markt naar een moderne efficiënte bedrijfsvoering en optimalisatie van processen door het gebruik van nieuwe innovatieve functionaliteiten. “Dat was voor ons het signaal om ons te oriënteren op andere IT-oplossingen”, zegt Endeman. “We besloten een nieuw geïntegreerd WMS en TMS te implementeren met daarin onze bestaande, zelf ontwikkelde, accijns- en douaneapplicatie. Want we willen de processen die we uitvoeren zo optimaal mogelijk ondersteunen met logistieke software. En dat werd steeds ingewikkelder met de software die we hiervoor gebruikten.”

Eén systeem voor Bouw Logistic System

Bouw Logistic Services startte begin 2020 met een uitgebreid selectietraject om de meest geschikte ICT-oplossing te vinden. Daarbij ging de logistieke dienstverlener niet over een nacht ijs. Het bedrijf bracht eerst nauwkeurig in kaart wat het precies wilde hebben, qua mogelijkheden en functionaliteit: “Zo wilden we het liefst de losse applicaties integreren in één systeem en in ieder geval relaties, zoals opdrachtgevers, externe vervoerders en ook afleveradressen, zelf in de applicatie kunnen invoeren. Daarnaast wilden we beschikken over integratiemogelijkheden met andere pakketten, bijvoorbeeld  met onze planningssoftware van Ortec, en de beschikking krijgen over nieuwe functionaliteiten. Tot slot ging onze voorkeur uit naar een standaardoplossing die we tegen een ‘fixed time’ en ‘fixed price’ wilden implementeren.” 

Bouw Logistic Services verzamelde informatie over de beschikbare applicaties via deskresearch en het bezoek aan beurzen, stelde een longlist op van de vijf best passende oplossingen en vergeleek de voor- en nadelen van alle producten met elkaar. “Uiteindelijk kwam het ICT-systeem van Boltrics, gebaseerd op Microsoft Dynamics, als beste oplossing voor onze situatie uit de bus. Daar zijn we vervolgens mee verdergegaan”, aldus Endeman.

Keyusers in projectteam

De implementatie werd in vier fases gerealiseerd. In de eerste drie fases werd het nieuwe WMS achtereenvolgens in ieder van de drie Nijkerkse vestigingen geïmplementeerd. De afsluitende fase 4 bestond uit de invoering van het TMS. Het project startte in oktober 2020 en werd in het midden van februari van dit jaar afgerond. Endeman is erg tevreden over het verloop van het project: “De implementatie is precies volgens afspraak verlopen. Er waren een beperkt aantal knelpunten en de kleine problemen die zich soms voordeden werden snel opgelost. Zelf zijn we nauw betrokken geweest bij de implementatie van de nieuwe software. We richtten hiervoor een apart projectteam in dat was samengesteld uit onze drie IT-medewerkers en een aantal keyusers uit de organisatie. Verder leverden we ons volledig over aan Boltrics dat alle data naar de nieuwe systemen overzette. Het ging daarbij niet zo zeer om specifiek programmeerwerk, maar vooral om het modelleren van het pakket waarbij de ‘gaps’ werden toegevoegd aan de standaard van Boltrics. En, ook erg belangrijk, de samenwerking met de IT’ers en projectleden van Boltrics verliep uitstekend en het contact met hen was bijzonder prettig.”

Verbetering webportal

Het systeem is nu twee maanden operationeel en werkt volgens verwachting: “Er zijn nu minder IT-systemen operationeel waardoor het beheer ervan minder tijd in beslag neemt”, zegt Endeman. “Daarnaast hebben we meer mogelijkheden op het gebied van value added logistics voor de b2c-markt. Zo kunnen we bijvoorbeeld eenvoudiger een kaartje aan een zending toevoegen of speciale wijnpakketten voor bepaalde klanten samenstellen. Hierdoor is ons dienstenpakket inmiddels uitgebreid.” 

Lees ook: ‘Een ideaal ICT-plaatje is een utopie’

Momenteel richt de aandacht van Bouw Logistic Services zich onder andere op het opleiden van eigen IT’ers en keyusers in het gebruik van de nieuwe IT-oplossing: “We willen onze zelfredzaamheid verhogen, zodat we straks zelf in staat zijn om de vele mogelijkheden van dit pakket te benutten door de functionaliteiten die we wensen zelf in te richten en uit te voeren.” Een ander aandachtspunt voor de komende periode is de webportal: “Die vereist nog enige verbetering. Op dit ogenblik verstrekken we daarmee vooral informatie. Maar we willen over enige tijd onze klanten de mogelijkheid bieden om op de portal in- en verkooporders te boeken die wij vervolgens snel uitvoeren. Dit past in onze doelstelling om klanten zoveel mogelijk te ontzorgen met behulp van moderne digitale technieken.”

Over Bouw Logistic Services

Bouw Logistic Services telt ongeveer 250 medewerkers. Het bedrijf beschikt over een opslagcapaciteit van 42.000 m² voor wijn en verwante producten en een wagenpark van ongeveer 55 eigen voertuigen. Daarnaast worden er vrijwel dagelijks zo’n tien externe charters ingezet. Bouw Logistic Services levert zelf wijn af bij slijterijen, de detailhandel, groothandel, de horeca en bij consumenten thuis. Daarnaast wordt een gedeelte afgeleverd bij, en bezorgd door, PostNL. In totaal wordt er wijn geleverd op ongeveer 1.500 verschillende bezorgadressen.