Twee derde logistieke bedrijven niet ‘digital ready’: ‘Het is twee voor twaalf’

Het onderzoek naar de stand van zaken van de digitale transitie in de logistiek is in oktober van 2021 uitgevoerd. Hieraan werkten 382 logistieke dienstverleners, vervoerders, eigen vervoerders, expediteurs en verladers met minder dan 250 fte mee. De eerste twee genoemde groepen vormen driekwart van de ondervraagden. Het resultaat is een rapport met de titel ‘Digitale Transitie Logistiek. Onderzoek huidige stand van zaken’. De belangrijkste conclusie uit het onderzoek is dat bijna 70 procent van deze sector niet ‘digital ready’ is. Toch ziet 75 procent van de sector wél het belang van digitalisering in, maar zo’n 90 procent van hen ervaart barrières om ‘digital ready’ te worden. Consultant Bas de Vries en onderzoekspecialist Niels Kwint van Markteffect hebben het onderzoek uitgevoerd. Zij geven een toelichting op de uitkomsten van het onderzoek. 

Wanneer ben je ‘digital ready’?

Volgens De Vries is een bedrijf ‘digital ready’ als het aan de hand van de voorgelegde stellingen (figuur 1) gemiddeld een score van een 7 behaalt en op geen enkele stelling lager dan een 6 scoorde. De stellingen hebben te maken met een digitale strategie als onderdeel van de bedrijfsstrategie, het gebruik van informatie en systemen, de staat van procesoptimalisatie en de investeringsbereidheid. “31 procent – oftewel bijna een derde – blijkt digital ready te zijn en daarmee 69 procent van de bedrijven dus niet”, concludeert De Vries. “De sector scoort wat digitalisering betreft in het algemeen op twee punten onvoldoende: de externe datatoegankelijkheid en de afhankelijkheid in de keten. Het eerste punt heeft te maken met de ontsluiting van de data. Hebben stakeholders toegang hebben tot de data en worden deze gedeeld met externe partijen? Dit is bij veel bedrijven niet het geval. Dit punt hangt ook samen met papierloos werken, waar ook nog flinke stappen mee te zetten zijn.” 

Het tweede punt gaat volgens De Vries om het intern gericht zijn van bedrijven en niet zozeer op andere partijen in de keten. “Om een voorbeeld te geven: producten in een warehouse worden vaak in het warehouse gevolgd met een voorraadbeheersysteem, maar als zij dan worden vervoerd, is er geen track-and-tracevolgsysteem. De producten zijn vaak pas weer traceerbaar bij aflevering.” 

Dreiging van business verliezen

Uit het onderzoek blijkt dat het tekort aan tijd (34 procent) en financiële middelen (31 procent) de grootste oorzaken zijn voor het achterblijven van de digitalisering. Kwint: “Dit zijn de voornaamste barrières om digital ready te worden. Van de doelgroep wijst 24 procent onvoldoende kennis en vaardigheden aan als een oorzaak. En als het gaat om het volgen van opleidingen, daar hebben bedrijven vaak geen tijd en geld voor. Kennis over digitalisering en de mogelijkheden die dit biedt, doen de bedrijven in de meeste gevallen – 36 procent – op via de vaste softwareleverancier. Opvallend is dat bedrijven vaak niet op de hoogte zijn dat er bij de overheid en de Topsector Logistiek subsidiemogelijkheden zijn voor investeringen in digitalisering. Maar als ze geen hulp vragen bij het digitaliseren, wordt hen die ook niet geboden. Het is twee voor twaalf om die aansluiting te bieden aan de bedrijven. Anders bestaat de kans dat de bedrijven business verliezen.”

Ook maakt het onderzoek duidelijk dat hoe groter de organisatie (vanaf elf fte) is, hoe meer aandacht en waarde er aan digitalisering wordt gegeven. De Vries vertelt: “Van de 100+-bedrijven is 50 procent digital ready. Van de kleinere organisaties geeft ongeveer de helft aan dat digitalisering belangrijk is voor de organisatie tegenover 70 tot 90 procent van organisaties vanaf elf fte. Ook geven kleinere organisaties aan dat papierloos werken bijna niet denkbaar is in hun organisatie. Naast de grootte van de organisatie is in het onderzoek ook onderscheid zichtbaar in het soort logistieke organisatie: dienstverleners, vervoerders, eigen vervoerders, verladers en expediteurs. Daarbij zijn logistieke dienstverleners en expediteurs over het algemeen meer koplopers op het gebied van digitalisering dan bijvoorbeeld eigen vervoerders.”

Papierloos werken

46 procent van de bedrijven geeft aan dat papierloos werken (zeer) wenselijk is voor de organisatie. Kwint licht toe: “Papierloos werken is niet alleen beter voor het milieu, maar biedt ook veel voordelen op het gebied van efficiëntere bedrijfsprocessen en is dus kostenbesparend. Gegevens zijn dan altijd en overal toegankelijk. Toch geven veel bedrijven aan het lastig te vinden om papierloos te gaan werken. Redenen hiervoor zijn divers. Papier is zichtbaar en biedt zekerheid en comfort. Op internet kan de informatie zoekraken. Ook is men bezorgd over de veiligheid en kwetsbaarheid van data. Daarnaast wachten bedrijven vaak op elkaar of de ander begint met papierloos werken.” 

Stapsgewijs en gestaag

Ondanks de barrières willen veel respondenten toch verder met het digitaliseren van processen en producten. Wat volgens De Vries kan helpen, is dat het duidelijk is wat de voordelen van het gebruik van data en systemen zijn. “Met digitalisering zijn zij minder tijd en kosten kwijt aan administratieve werkzaamheden en het behalen een beter rendement. Andere voordelen zijn minder fouten, beter inzicht, betere voorraadbeheer, efficiëntere routes, minder CO₂-uitstoot, minder diefstal en minder frustratie bij chauffeurs. Digitalisering bespaart juist tijd en geld, tevens de grootste barrières om digital ready te worden.” 

De consultant wijst nogmaals op de beschikbare tools en subsidiemogelijkheden om een bedrijf ‘digital ready’ te maken. “Veel ondernemers weten niet wat de overheid en de Topsector Logistiek hebben te bieden. Zij kunnen daar een belangrijke rol in hebben. Wat bedrijven ook zou stimuleren is als grote partijen de lead nemen in bijvoorbeeld de transitie naar papierloos werken. Voorwaarde daarbij is dat zij digitalisering stapsgewijs en gestaag invoeren. Maak andere ketenpartijen duidelijk dat digitalisering wenselijk is, maar wel op lange termijn. Zeg niet dat morgen alles digitaal moet zijn. Bedrijven moeten zich realiseren dat zij onderdeel zijn van een keten van partijen die elkaar nodig hebben. Als partijen alleen aan zichzelf denken, gaan zij de boot missen. Maar het is hoog tijd dat zij het belang van data inzien om de koppositie te behouden.”

Subsidiemogelijkheden digitalisering 

Projectmanager Joost van Deursen bij de Topsector Logistiek wijst op subsidieregelingen als de MKB-innovatiestimulering Regio en Topsectoren (MIT) en de MKB Digiwerkplaats. Ook kunnen volgens hem bedrijven het beste in de eigen regio op zoek gaan naar mogelijkheden op lokaal niveau, zoals bijvoorbeeld bij de Regeling MKB voucher, MKB-deal of de digitaliseringsvoucher. “Iedere provincie en gemeente kan dit anders insteken. Dus is het nuttig voor bedrijven om bij hun lokale overheden uit te zoeken wat er aan subsidiemogelijkheden zijn. Subsidies kennen diverse regels voor toelating. Neem hier goed kennis van of laat je adviseren.”

De terugverdientijd van investeringen in digitalisering is volgens Van Deursen afhankelijk van hoe de huidige systemen van het bedrijf eruit zien, de grootte van de investering en welke bedrijfsprocessen er met digitalisering geoptimaliseerd worden. “Het implementeren van een ERP-pakket bijvoorbeeld vraagt een totaal andere investering en terugverdientijd dan het opschonen van data in het systeem. Ook is het maken van een koppeling tussen een eigen systeem en dat van een leverancier voor bijvoorbeeld voorraadmanagement (VMI) een totaal andere dan voor het verwerken van afmetingen van producten in een warehousemanagementsysteem (WMS) om de optimale beladingsgraad te berekenen. Digitalisering is een middel om optimalisatie van bedrijfsprocessen mogelijk te maken. Het is voor ieder bedrijf belangrijk om de doorrekening zelf te maken. Daar kun je mee geholpen worden. Belangrijk is dat je de eerste stap neemt en gaandeweg innoveert.”