Machinetransport en -verhuizingen, exceptioneel transport, bouwtransport, rail/infra- en heftrucktransport. Vervoer van machines, tanks, pontons, ketels, betonelementen, spoorrails en -wissels, transformatoren en mobile homes. Zomaar een greep uit de bijzondere vrachten die het Nijkerkse transportbedrijf G.L. de Haan vervoert. Dat doet het bedrijf in opdracht van vele verschillende bedrijven met onder andere opleggers met autolaadkranen in alle soorten en maten en huiftransporten, die te verhogen en verbreden zijn. “Is een transport moeilijk? Dan kunnen wij het uitvoeren”, zegt Johan de Haan die samen met zijn broer Graddus leiding geeft aan het bedrijf. “Kenmerkend is dat de zaken die wij vervoeren vaak groot, zwaar en breed zijn. Dat stelt eisen aan het materieel dat wij inzetten en ook aan de IT-toepassingen die we gebruiken.”
De Haan wil graag stappen zetten op het gebied van automatisering. Maar dat is lastig met zo’n brede variëteit in soorten vracht die overal heen moeten, en alle specifieke eisen die daarbij komen kijken. “We dachten altijd dat automatisering van logistieke processen vrijwel onmogelijk is bij maatwerkvervoer”, vertelt De Haan. “Maar dat weerhoudt ons er niet van het toch te proberen. Kortgeleden namen we een webportal in gebruik waar klanten hun opdrachten zelf kunnen invoeren. Deze portal is ontworpen op basis van OTM en dat is uniek voor het deelgebied speciale transporten.”
Open Trip Model
De innovatieve webportal werd gerealiseerd door automatiseringsbedrijf Adabt IT uit Breda. Dit bedrijf is onder andere gespecialiseerd in het integreren van systemen, waardoor opdrachten in verschillende formats geautomatiseerd kunnen worden verwerkt.
Het doorgeven van orders op de website van De Haan verloopt in drie verschillende stappen via een wizard. Tijdens de invoer van gegevens wordt aan de rechterkant van het scherm een samenvatting van de zending opgebouwd, zodat de gebruiker continu overzicht heeft van de opdracht.
Het is mogelijk om meerdere trajecten binnen een dossier aan te maken, voor bijvoorbeeld uitgaande vracht en inname van retourzendingen. De input van iedere order wordt door de portal vertaald naar een bestand op basis van het Open Trip Model (OTM).
OTM is de branchestandaard voor het uitwisselen van logistieke data (zie kader). De Haan Transport gebruikt al sinds jaar en dag TALIS TMS (TANS). Omdat de te vervoeren goederen zeer divers zijn, is dit systeem bij De Haan specifiek ingericht voor speciaal transport. Zo is het uitgerust met een uitgebreide goederenomschrijving, extra handlingsinstructies en de mogelijkheid tot het aangeven van benodigde apparatuur, zoals soort autolaadkraan, een kooiaap (losse heftruck) en dergelijke.
TALIS TMS heeft de functionaliteit om orders, die zijn opgesteld op basis van het OTM, in te lezen en te verwerken. De output van een order wordt na invoer op de webportal direct het TMS ‘ingeschoten’ en daar verder verwerkt.
Open Trip Model (OTM)
OTM is een open source data-deelmodel, of eenvoudiger: een woordenboek voor het delen van logistieke data. Het model maakt communicatie tussen verschillende soorten systemen mogelijk, zonder ingewikkelde koppelingen of vertalingen. Dankzij het model kan op een eenvoudige manier data uitgewisseld worden tussen wegbeheerders, verladers, logistiek dienstverleners, transporteurs en onderaannemers. OTM wordt beschouwd als dé standaard voor de digitale communicatie tussen partijen die actief zijn in de logistiek sector.
Lees ook: Open Trip Model is klaar voor massale inzet
Directe orderkoppeling
Het bedrijf nam de portal enkele maanden geleden in gebruik. Inmiddels maken er een vijftal klanten gebruik van. Dat aantal moet geleidelijk toenemen tot zo’n 40 á 50 aan het einde van dit jaar. De Haan: “Dat gaat niet vanzelf. We moeten onze klanten uitleggen hoe de portal werkt, en instructies geven hoe ze deze kunnen gebruiken. Dat neemt tijd in beslag. De portal is wel bijzonder gebruiksvriendelijk, zelfs op een mobiel te gebruiken, en er is geen technische kennis voor nodig. Iedereen kan er dus mee werken.”
Toch verwacht hij niet dat al zijn klanten er in de toekomst gebruik van gaan maken: “Sommige opdrachten zijn te complex om via de portal door te geven. Die zullen dus altijd via de telefoon of per mail aangeleverd worden.” Klanten die de portal gebruiken kunnen hun opdracht voor ongeveer 80% via het web invoeren. Transportbedrijf De Haan vult de order vervolgens zelf aan met de laatste 20% aan benodigde informatie. “Die bestaat met name uit specialistische kennis over bijvoorbeeld het in te zetten materieel en alle benodigde voorzieningen. Overigens heeft Matemco uit Ede, leverancier van materieel voor de woningbouw, utiliteit en civiele bouwen en een van onze grotere opdrachtgevers, een directe orderkoppeling op basis van OTM met ons TMS. Dit bedrijf schiet zijn opdrachten zelf rechtstreeks in ons TMS.”
Volop mogelijkheden
De voordelen van geautomatiseerde orderinvoer zijn inmiddels zichtbaar: “Minder handmatige orderinvoer en we merken dat er door het gebruik van de webportal minder fouten worden gemaakt en meer controle en overzicht is over opdrachten. We zijn ook enthousiast over OTM. Deze branchestandaard zorgt ervoor dat integraties beheersbaar zijn en er één uniforme in- en uitgang binnen ons TMS is.”
De Haan verwacht dat ook zijn klanten langzamerhand steeds meer voordeel van de portal zullen ondervinden: “Zij kunnen hun orders inmiddels snel terugvinden. Want alles wat geboekt is, staat in het systeem. Daarnaast kunnen we onze klanten straks wellicht de vrachtbrief digitaal aanleveren via de portal. Op wat langere termijn denken we erover de portal verder uit te bouwen en te gebruiken voor bijvoorbeeld communicatie met klanten en tracking en tracing. Kortom: volop kansen om processen verder te optimaliseren.”
