Digitale vrachtbrieven hebben een aantal voordelen ten opzichte van de papieren versie. Zo worden de inzichtelijkheid in de supplychain en de communicatie met andere partijen verbeterd en de efficiëntie van het proces verhoogd.
Digitale vrachtbrief: kostenvoordeel?
Vooralsnog twijfelen bedrijven aan het gebruik en integratie van software voor de digitale vrachtbrief, zoals TransFollow. De integratie van nieuwe software en vernieuwing van processen kost tijd en geld. Ook al zijn de voordelen duidelijk, is er op het eerste gezicht geen directe kostenvoordeel aan verbonden. Met de studie van de Universiteit Hasselt, die binnen de e-CMR-pilot in de Benelux werd uitgevoerd, blijkt nu dat bedrijven door het gebruik van de digitale vrachtbrief juist wél kosten kunnen besparen. Het gaat met name over administratieve kosten die ontstaan door de langere werkprocessen bij het aanmaken, indienen, versturen, ondertekenen en archiveren van een papieren vrachtbrief. Als men deze tijd op de werkvloer omrekent in kosten, blijkt de digitale vrachtbrief € 13 goedkoper dan de papieren versie – per document.
Deze uitkomst bevestigt oudere studies van de Lappeenranta University in Finland (2017) en Sira Consulting (2007). Digitaliseren met betrekking tot de vrachtbrief levert bedrijven dus een flinke kostenbesparing op.
Vrachtbrieven managen met TransFollow
Het onderzoek behandelt ook de reden waarom ondernemers nog twijfelen om te starten met de digitale vrachtbrief. Meer dan 80 procent van de respondenten gaf aan om nog niet voldoende geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden en voordelen. De verwachting is dat de kennis de komende tijd zal toenemen door de toenemende communicatie over de digitale vrachtbrief.
Tegelijkertijd had meer dan 58 procent van de respondenten twijfels over de comptabiliteit van een nieuw softwaresysteem met bestaande systemen. Zij gaan ervan uit dat het overstappen naar de digitale vrachtbrief alleen loont als alle supplychainpartners meewerken, omdat de systemen niet compatible zijn. Dit leidt dan tot uitstel van het project.
Een oplossing hiervoor kan TransFollow bieden. Gebruikers van deze standaard kunnen namelijk samenwerken met partijen die zelf niet actief gebruikmaken van de software. Daarmee is TransFollow een eventuele incompabiliteit van systemen voor.
