Een TMS, WMS of FMS wordt regelmatig vervangen. Dat heeft diverse redenen, aldus René Knapen, ambtelijk secretaris van DALTI en gastdocent logistieke opleidingen. “Er kunnen zich wijzigingen voordoen in het eigen bedrijf of bij de leverancier. Daarnaast wordt de invloed van de omgeving, bijvoorbeeld de overheid, steeds bepalender voor de technische en functionele eisen die aan een applicatie wordt gesteld. Ook de invloed van opdrachtgevers is bepalend. Denk daarbij aan de verplichte rapportage van CO2. En wat we vaak vergeten, is de wens of eis van nieuwe medewerkers. Kortom, je moet je als logistiek bedrijf continu de vraag stellen of de automatisering nog wel toekomstbestendig is. En als dat niet zo is, hoe lang kan je er nog mee door en hoe lang duren de zoektocht en de implementatie, wetende dat er een enorm tekort is in IT-sector.”

Andere softwareleverancier

Veel gebruikers van software hebben een jarenlange relatie met hun leverancier. Knapen: “Dit jaar meldde een IT-leverancier dat een klant 40 jaar geleden het eerste pakket in gebruik nam. In die tijd zijn we overgestapt van homecomputers naar PC's, met opeenvolgende besturingssystemen, grafische mogelijkheden en veel meer geavanceerde functies. De vraag is of de leverancier al die technische ontwikkelingen kan betalen. De geschiedenis leert dat het velen niet gelukt is.

Veel leveranciers zagen om bovengenoemde reden hun klantenkring slinken. Daardoor moesten ze uiteindelijk stoppen, of hun klanten verkopen aan een collega. Daar zit je als klant niet op te wachten. Het enige wat de klant belangrijk vindt, is een modern pakket met voldoende functies van een leverancier die kan en wil investeren en bovendien een goede service levert tegen een aanvaardbare prijs.”

Maatwerk of standaard   

Gebruikers kunnen ervoor kiezen om zelf een pakket te ontwikkelen of maatwerk te laten produceren voor hun eigen bedrijf. “Veel bedrijven, groot en klein, hebben dit geprobeerd, maar uiteindelijk kiezen de meesten toch voor een standaard pakket dat goed aanpasbaar is aan jouw processen en de (deel)markt waarin je actief bent”, zegt Knapen. “Een standaard pakket is goedkoper dan maatwerk, en er komen, als het goed is, regelmatig updates, waardoor jouw maatwerk niet aangepast hoeft te worden.”

Nadelen

Een standaard pakket heeft naar zeggen van Knapen ook nadelen. “Zo’n pakket doet bijna nooit voor 100% wat jij wil, soms voor 85% en soms voor 90%. Maar let wel, het moment waarop je de beslissing maakt, is er maar één. Morgen is de wereld weer anders, heb je andere opdrachtgevers, is de techniek en/of wetgeving veranderd of treed je toe tot een andere deelmarkt of samenwerkingsverband. Dan is 90% ineens nog maar 60%. Met andere woorden: neem ook de strategische keuzes, die je in de toekomst maakt, mee in je beslissing.

In sommige gevallen moet je kiezen voor twee systemen, omdat de deelmarkten waarin je opereert zo verschillend zijn dat het niet in één oplossing past. Ook de krimp, groei of verplaatsing van een bedrijf kunnen reden zijn voor de aanschaf van een nieuw pakket. Stel voor dat je ineens een vestiging moet openen in Engeland, omdat jouw klant daar een filiaal opent, dan moet je mee. En dat betekent dat de applicatie Engelstalig moet zijn, met tijdzones moet kunnen werken en met vreemde valuta om moet kunnen gaan.”   

Mislukte implementatie

Vaak gaan bedrijven op zoek naar een systeem zonder vooraf duidelijk te hebben wat ze zoeken en waaraan het moet voldoen. Het succes van een nieuw systeem wordt grotendeels bepaald door de voorbereiding, aldus Knapen. “Bezint voor gij begint. Zoals hierboven beschreven kan een zoektocht naar en de implementatie van een nieuw systeem veel tijd in beslag nemen, zeker bij grotere organisaties, die tal van andere systemen hebben waarmee gekoppeld moet worden. Een implementatie van een klein systeem kan soms in enkele dagen, maar er zijn er ook die drie jaar duren met duizenden uren aan consultancykosten.”

Bij een langdurige implementatie loop je volgens Knapen bovendien het risico dat de techniek, of wensen van klanten niet meer in de pas lopen met de uitgangspunten waarop de initiële keuze is gebaseerd. “De grootste oorzaak van het mislukken van een implementatie zit hem in het feit dat er een te lage inschatting wordt gemaakt van de tijd die het de afnemer kost bij het implementatietraject. Vooral de tijd die nodig is om te testen, te schaduwdraaien en instructie aan gebruikers is vaak een knelpunt. Veel bedrijven maken er iemand voor vrij, maar vaak zijn er ineens andere prioriteiten.”   

Lees ook: Manders Transport & Logistiek gaat over op andere plannings-software

Teleurstellend

Verder komt het nogal eens voor dat bij de implementatie blijkt dat iets wel of niet in een pakket zit. Knapen heeft al eens een teleurgestelde koper van een nieuw pakket gesproken die dan aangeeft: “Maar bij de demo heb ik toch dat knopje gezien waarmee ik een eCMR kan maken”. Knapen vervolgt: “Maar als je in één week zeven demo's hebt gehad en niet gedetailleerd hebt gevraagd welke functies een pakket heeft, dan kan het fout gaan.”

Kennissessie 

Om al deze valkuilen en problemen zoveel mogelijk te voorkomen organiseert DALTI in samenwerking met ICT Logistiek voor bedrijven die zich oriënteren op een nieuwe applicatie tijdens de ICT Logistiekbeurs kennissessies om bezoekers tips te geven over de selectie van leveranciers en softwareapplicaties.

Onderwerpen die daar onder andere aan de orde komen zijn:

  • Functionele en technische aspecten;
  • Implementatie-aspecten;
  • Standaardisatie;
  • Koppelingen en integraties met andere applicaties;
  • Certificering van leveranciers.

De kennissessies, verzorgd door René Knapen, duren dertig minuten en deelnemers ontvangen na afloop per mail een overzicht van selectiecriteria. Deelname is gratis; de sessie kan alleen bezocht worden via inschrijving vooraf, op de portal van ICT-Logistiek.