Jongeneel schaft maatwerkapplicaties af

Jongeneel Transport is gespecialiseerd in transport van gassen, zoals CO2, propaan, cryogeen en LNG. Het bedrijf gebruikt momenteel een aantal maatwerkapplicaties, die in eigen beheer zijn ontwikkeld, vertelt controller Jan van der Nagel. Dat is voor onder andere het beheer van wagenparkdata, werkplaatsplanning, tariefafspraken, het inplannen van voertuigen en chauffeurs, facturatie, inspectie-opdrachten voor de chauffeurs en urenregistratie door de werkplaats.  

“De eerste versies van een aantal van deze applicaties werden al in 2008 ontwikkeld. Ze zijn door onze IT-specialist Reinder Stolte steeds uitgebreid en vernieuwd en bevatten ook veel klantspecifieke informatie, bijvoorbeeld over tarieven, procedures en bepaalde andere afspraken. Inmiddels is het tijd om ze te vervangen door moderne standaardapplicaties.” Die zijn vrijwel altijd goedkoper in aanschaf en onderhoud. 

Handmatig invoeren 

In de loop van de jaren ontstonden er bij Jongeneel Transport bepaalde werkwijzen die vanuit het bedrijfsproces bekeken niet altijd helemaal logisch zijn. Daarnaast gaan de ontwikkelingen op IT-gebied zeer snel en daar haakt het bedrijf vanzelfsprekend bij aan. “En we willen efficiënter opereren door bepaalde functionaliteiten te standaardiseren”, legt Van der Nagel uit. “Zo moeten we nu bijvoorbeeld bepaalde gegevens over door ons verrichte activiteiten handmatig invoeren in applicaties van ketenpartners. Dat is natuurlijk niet erg efficiënt. We willen dit soort zaken automatiseren en tegelijkertijd op het gebied van tariefstructuren en informatie-uitwisseling met onze klanten flinke stappen zetten.” 

Jongeneel Transport vindt het belangrijk dat de vernieuwing zorgvuldig en gestructureerd wordt aangepakt. Daarom laat het bedrijf zich begeleiden door adviesbureau IT’s Teamwork van eigenaar/oprichter Anton Dijkhuis. “Optimalisatie van IT-processen is veel meer dan alleen het aanschaffen en implementeren van nieuwe softwarepakketten”, zegt Dijkhuis. “Wij kijken ook naar de bedrijfsprocessen, nemen de verbanden daartussen mee, polsen de ideeën en meningen van de medewerkers en werken van daaruit naar selectiecriteria voor IT-applicaties toe. Hiervoor maken we onder andere gebruik van een tool die we zelf ontwikkeld hebben: onze BusinessITScan.” 
 
Draagvlak bij de medewerkers 

Deze scan is een praktisch hulpmiddel waarmee de bedrijfsvoering integraal wordt doorgelicht. Dat gebeurt via een online inventarisatie bij directieleden, applicatiegebruikers en IT-personeel. Alle bedrijfsprocessen worden gestructureerd in kaart gebracht, eventuele knelpunten zichtbaar gemaakt en verbetervoorstellen op IT-gebied geïnventariseerd. Hierdoor ontstaat er inzicht in de bestaande situatie en kunnen voor verbeterpunten goede oplossingen worden aangedragen. Dijkhuis: “Bijkomend voordeel van de scan is dat er draagvlak bij de medewerkers ontstaat voor toekomstige aanpassingen.”  

In totaal vulden 35 werknemers van Jongeneel Transport de uitgebreide online vragenlijst van de BusinessITscan in. De antwoorden werden geanalyseerd en geprioriteerd, en er werd een integraal beeld uit samengesteld. Dat gaat over de bedrijfsprocessen, alle uit te voeren taken, de actuele situatie op IT-gebied en de potentiële verbeterpunten op ieder deelgebied.  

“Met behulp van deze informatie zijn we gaan nadenken over de inrichting van onze processen en het toekomstige IT-landschap dat daarvoor nodig is”, zegt Van der Nagel. “Onze huidige set applicaties is compleet en ondersteunt voor verschillende opdrachtgevers verschillende routines. Dat is mooi, maar we constateerden ook dat dit moment ideaal is om omweggetjes en ingesleten gewoontes op te ruimen en processen meer te harmoniseren. We beseffen dat dit een flinke klus is.” 

Selectiecriteria opstellen 

Alle nieuwe inzichten werden vertaald naar eisen aan software en er werden selectiecriteria opgesteld waaraan nieuwe IT-applicaties moeten voldoen. “Overigens is het best lastig om nieuwe inzichten te vertalen naar selectiecriteria voor software”, zegt Van der Nagel. “We hebben tien uitgangspunten geformuleerd waar we elkaar scherp op houden. Een daarvan is bijvoorbeeld dat we geen maatwerk meer willen, ook niet aan een standaardpakket. Vervolgens hebben we bij twintig verschillende softwareleveranciers een tender uitgezet. Dat is vrij breed gedaan omdat het niet alleen om TMS-functionaliteit ging, maar ook om voertuigbeheer, middelenbeheer, werkplaats en kwaliteitssysteem en -borging.”  

Van die leveranciers zijn er inmiddels nog maar een paar over, waar de organisatie binnenkort een keuze uit maakt. Daarna start men in eerste instantie met de implementatie van een TMS. Vervolgens gaat de organisatie ook de andere applicaties vervangen. Streven is dat de IT bij Jongeneel Transport begin 2025 volledig gestandaardiseerd en gemoderniseerd is. 

Demo-sessies 

Algemeen Directeur Ruud Jongeneel kijkt positief terug op de ontwikkelingen: “Het voortraject was erg intensief. Als je naar demo-sessies gaat, ben je al snel een uur of vier kwijt aan een eerste sessie met een potentieel nieuwe leverancier. We zijn namelijk erg de diepte ingegaan met alle specifieke wensen en eisen die we hebben opgesteld. Het doorlichten van onze processen met de business IT-scan heeft veel informatie opgeleverd voor verbeteringen, die we met ons kernteam vertaalden in selectiecriteria voor software. Ik denk dat we goed op weg zijn en heb er alle vertrouwen in dat we straks met optimaal passende softwarepakketten zullen werken.” 

Lees ook: Zijderlaan meest innovatieve mkb’er