Nu de economische voorspoed van de coronajaren enige tijd achter ons ligt, raken meer en meer bedrijven in een positie dat ze moeten schakelen. Omzetten blijven structureel achter en de extra handjes die de afgelopen jaren zijn aangenomen, zijn nu over. De tijd van brandjes blussen is voorbij, brandpreventie is het devies. Kortom, hoe kan ik structureel meer werk met hetzelfde aantal mensen doen.
Operationeel hebben de meeste bedrijven hun lesje geleerd. Met behulp van charters en uitzendkrachten hebben ze een schil gecreëerd waarmee ze pieken en dalen kunnen opvangen. Af- en bij schalen doen ze met behulp van een uitvoerende flexibele schil.
De moeilijkheid zit vooral in de kantoororganisatie, zoals planning, customer service en administratie. Daar kan minder snel geschakeld worden. In tijden van topdrukte is de oplossing vaak gezocht in het toevoegen van handjes. Hoe meer zielen hoe meer vreugd. Nu de economische tijden anders zijn, zijn deze handjes een blok aan het been. Om in de toekomst niet weer in dezelfde valkuil te stappen, is het zaak om het anders te doen.
Dit begint met een gerichte analyse van de interne organisatie en processen. Niets is moeilijker dan dat, want voor die kritische blik heb je de input van de mensen nodig die het werk doen.
"De tijd van brandjes blussen is voorbij, brandpreventie is het devies"
Het helpt om dit op een objectieve manier aan te pakken. Zonder waardeoordeel, met een open blik en zonder heilige huisjes. Voor het objectiveren, gebruiken wij vaak de 3 W’s. Drie vragen die duidelijk maken of iets wat we doen of ook echt nut heeft, of dat we het doen omdat we het altijd zo gedaan hebben:
- Waarom doen we het?
- Voor Wie doen we het?
- Wat levert het op?
De vragen ‘waarom doen we het’ en ‘voor wie doen we het’, zijn vooral proces-vragen. Als je niet kan beantwoorden waarom je iets doet (of maakt, of registreert, of doorgeeft, of…), waarom zou je het dan doen? Als je niet kan beantwoorden voor wie je het doet (zowel intern als extern), voor wie doe je het dan? Het lijkt Cruijffiaans, maar is een waarheid als een koe.
De vraag ‘wat levert het op’, gaat niet per se over geld. Tijd en kwaliteit zijn ook ‘verdiensten’. We kunnen namelijk zelf iets doen wat later in het proces tot een besparing in tijd kan leiden. Of we kunnen iets doen wat uiteindelijk tot een betere kwaliteit gaat leiden. Maar als we iets doen waarvan we niet kunnen aangeven wat het oplevert (voor onszelf of voor een ander), dan doen we iets wat geen toegevoegde waarde heeft en daarmee nutteloos is.
Maar wat levert dit nu op? Als we alle werkzaamheden waarvan we de 3 W’s niet kunnen beantwoorden skippen, houden we tijd over. Tijd die we kunnen besteden aan werkzaamheden die wel nut hebben. En daarmee kunt u vanzelf meer werk aan met hetzelfde aantal mensen.
Bas Koopmanschap is managing partner bij NextPage
Lees ook: Stop met zelfoverschatting!
