In onze dagelijkse praktijk zien wij dat veel bedrijven aan het eind van het jaar tot de conclusie komen dat er (weer) niets van de plannen terecht is gekomen. De oorzaak: zelfoverschatting.
Het realiseren van plannen kost tijd en moet naast de normale werkzaamheden gebeuren. Daardoor zit er een limiet aan het aantal plannen dat je kunt realiseren in de beschikbare tijd. Managers overschatten zichzelf vaak in wat ze aan kunnen. Daardoor maken ze te veel plannen. Gevolg is dat projecten niet of half gedaan worden en uiteindelijk doodbloeden.
De crux zit er dus in dat je niet te veel projecten probeert uit te voeren in een jaar, maar alleen die waarvan je zeker weet dat je ze kunt realiseren en dat ze wat opleveren. Om dit te bepalen, is het zaak om voor elk project drie hele simpele vragen te stellen.
"Een jaar eerder zijn vaak vol van ambitie plannen opgesteld voor investeringen, omzetgroei en verbeterprojecten."
BAS KOOPMANSCHAP
De eerste vraag is: wat kost het als we het niet doen? Het beantwoorden van deze vraag geeft je inzicht in de grootte van het ‘probleem’ wat je wilt oplossen. Vervolgens stel je de vraag: wat levert het op als we het wel doen? Deze vraag geeft je inzicht in het besparingspotentieel van het project. Wanneer het besparingspotentieel kleiner is dan de kosten moet je jezelf afvragen of dit project belangrijk genoeg is om op te pakken.
De laatste vraag om te beantwoorden is: Wat kost het om het project te realiseren? Neem hierbij zowel de kosten mee van de tijd die je in een project moet steken, maar ook investeringen die gedaan moeten worden. Bepaal voor elk project wat de maximale terugverdientijd mag zijn.
Ik weet zeker dat door het stellen van deze 3 vragen het aantal projecten teruggebracht zal worden naar een beperkt aantal projecten die echt het verschil gaan maken en die gerealiseerd zullen worden. Het gezegde ‘less is more’ is hier zeker van toepassing.
Zorg als laatste dat elke project een verantwoordelijke projectleider krijgt. Dat kan iemand van binnen het bedrijf zijn, maar voor sommige grote projecten kan het zeker lonen om een ervaren professional in te huren. De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoer en realisatie van het project binnen de duivelse driehoek: tijd, geld en kwaliteit.
Ik wens u dit jaar vooral succesvolle projecten.
Bas Koopmanschap is managing partner bij NextPage
Lees ook: Always change a winning team!
