Waar wil je naartoe met je bedrijf?

De sales & business developer van SlimStock heeft afgelopen jaren talloze bedrijven van binnen gezien. Heel interessant wat hem betreft, het verveelt nooit. Als hij ergens wordt uitgenodigd, dan gaat er iets niet goed op het gebied van voorraadbeheer of supply chain planning. De pijn heeft vaak te maken met de volgende aspecten: commerciële mensen die de klanten te veel beloven, een te groot aantal leveranciers en een assortiment dat uit de klauwen is gelopen. Of een directeur zegt simpelweg: ‘De voorraad is te hoog’. Wat dat dan ook mag betekenen.

195 zaklampen

Hij kwam ooit over de vloer bij een bedrijf dat maar liefst 10.000 artikelen in stock heeft, en naar eigen zeggen de beste service levert. “Ik ging op zoek naar de 250 meest populaire items.  Blijkt een aantal daarvan niet op voorraad te zijn! Naar mijn idee is dat een keuze.”

Soms verrassen organisaties zichzelf ook. Zoals een groothandel die 195 (!) verschillende zaklampen in het assortiment bleek te hebben. De organisatie was zich daar helemaal niet van bewust! Of de financieel directeur die via een ABC-analyse tot de ontdekking kwam dat 63% van het assortiment zo goed als niets bijdroeg aan de omzet. Bij zo'n analyse rangschik je artikelen naar bijvoorbeeld omzet en orderregel.

Heilig

Waar wil je naartoe met je bedrijf? Dat is de cruciale vraag die moet worden beantwoord. Als je dat niet weet, kun je wel software van Slimstock aanschaffen, maar zal je dat niet helpen, zegt Kraaijeveld heel eerlijk. Het begint met goed nadenken en een plan bepalen. Is bijvoorbeeld rendement verhogen je doel? Of is je service level heilig? Of wil je grip op je voorraad? Et cetera.

“Je hebt goede data nodig”, zegt Kraaijeveld, en komt met een formule in de geest van Johan Cruijff. (Cruijff zei ooit: ‘Er is maar één moment dat je op tijd kunt komen. Ben je er niet, dan ben je óf te vroeg, óf te laat’.) De formule van de Slimstockman is concreter: “Voorraad is het gevolg van forecasting en inkoop, levertijden, servicegraad en minimale bestelling.” Op basis van deze formule kun je een berekening maken. “Vaak zijn mensen het niet eens met de uitkomst, maar in dat geval moet je naar de opgave kijken. De uitkomst is bijvoorbeeld 50. Wil je naar 100? Ten koste van het werkkapitaal?”

Zorg wel dat je gegevens kloppen, waarschuwt hij. Je kunt soms worden verrast. Hij maakte al eens mee dat een bedrijf een artikel wilde inkopen, dat een minimale besteleenheid van 500 zou hebben. Bij navraag bleek dat je ook kleinere aantallen kon bestellen.

Infaseren is leuker

Vergeet ook vooral niet om producten uit te faseren, zegt Kraaijeveld. Ook al is infaseren veel leuker. “Een tactisch voorraadbeheerder houdt rekening met de lifecycle van een product: wanneer neemt de vraag ernaar toe en op welk moment loopt het terug? Je zou regelmatig een artikel moeten aanwijzen dat niet goed loopt.”

Kortom, blijf trainen, adviseert hij. De vraag naar artikelen is namelijk volatiel ofwel beweeglijk. Op de historie kun je niet vertrouwen. En denk van buiten naar binnen. En als je dan aan forecasting (voorspelling van de toekomstige vraag) doet, ben je op de goede weg.

Up to date

Verfsterk Groep wisselde haar houtje-touwtje voorraadbeheersysteem in - “zeer tijdrovend en dus kostbaar!” - waar maar liefst 60.000 unieke artikelen in zaten, voor een systeem dat up tot date is. En nam bedrijven over. De verkopen verdubbelden de afgelopen jaren moeiteloos, zonder dat het team hoefde te worden uitgebreid.

Paraplu-organisatie Verfsterk Groep doet het voorraadbeheer en nog veel meer voor vier organisaties. Dat zijn onderhoudsadviseur STAY Vastgoed Support en B2B groothandels VVBHusan De Vrije Verfgroothandel, VVBHusan Industrial Coatings en Sikkens Center Zuid Oost. De vestigingen, die onlangs, net als de verkopen, in aantal zijn verdubbeld, liggen tussen Bergen op Zoom en Maastricht: 29 locaties. Zij verkopen verfproducten en toebehoren aan zzp’ers, schilders- en onderhoudsbedrijven, en dat zijn rond de 60.000 artikelen.

“Voorraadbeheer moet een datagedreven proces zijn”, legt supply chain manager Tom Arts uit. “Daarom zijn we gaan werken met het beheersysteem Slim4.” Eerder was iedere vestiging van de Verfsterk Groep verantwoordelijk voor de eigen voorraad. Het centraal magazijn had als gevolg daarvan veel op de plank staan. Het was een onoverzichtelijk geheel geworden. Enthousiast: “Het resultaat is dat we efficiënter zijn gaan werken en dat we interessante inzichten hebben gekregen.”

Lees ook: Warehousing, een fascinerend kennisgebied

Stof op het blik

De resultaten? “We kwamen er bijvoorbeeld achter dat sommige locaties iedere dag opnieuw een doosje bestelden bij het dc met hetzelfde artikel. Nu bezorgen we iedere maand in één keer een pallet van 33 dozen.” De organisatie kreeg ook zicht op de artikelen die niet werden verkocht. “Hier in het centrale magazijn zat stof op dat blik, maar dat bleek dus voor alle locaties zo te zijn.” Verder kwam naar voren dat het aantal leveranciers omlaag kon, en is er afscheid genomen van 10% van hen. Ook is het assortiment uitgedund. Er zijn minder dezelfde producten van verschillende merken in het magazijn te vinden.

De implementatie van Slim4 leidde eveneens tot minder voorraad. “Die is met 15% geslonken.” De afgelopen jaren is er dus veel veranderd. “En dat alles met dezelfde hoeveelheid medewerkers. Zonder automatiseringsslag was dat nooit gelukt.”